Dílčí fakturace stavebních prací: jak rozložit platby za zakázku na etapy

Co je dílčí fakturace stavebních prací?

Stavební zakázka se málokdy fakturuje jedním dokladem. U delší zakázky by firma financovala práci a materiál měsíce ze svého. Proto se cena rozkládá na několik faktur v průběhu stavby. Všechny částky v nabídce a ve fakturách se porovnávají bez DPH, aby se součet dal ověřit.

Běžné jsou 3 druhy dokladů. Záloha se platí před zahájením, často na materiál. Dílčí faktura se vystavuje v průběhu za hotové etapy. Konečná faktura doúčtuje zbytek po dokončení a předání.

Kdy a kolik se fakturuje, určuje smlouva nebo nabídka. Tento článek ukazuje postup a příklad, ne pravidlo. Nabídku se zálohou a platebními podmínkami najdete ve vzoru cenové nabídky. Platební podmínky jsou jednou ze 8 náležitostí, které nabídka obsahuje, a je dobré je napsat dřív, než se začne pracovat.

Jak může vypadat rozpis plateb na etapy?

Příklad níže rozděluje cenu zakázky 100 na 4 faktury. Je to ilustrace, ne doporučení: podíly, termíny i počet faktur si strany sjednají sami. Důležité je, aby po poslední faktuře byl součet přesně 100 %. Při 3 etapách by se rozpis změnil, například na 30 + 40 + 30 %.

Obrázek ukazuje zálohovou fakturu z DEMO dat: záloha 30 % ze smluvní ceny rekonstrukce střechy, s QR platbou. Podle ní se klient platí jedním načtením kódu v bankovní aplikaci. Zda je záloha daňový doklad a jak se promítne do DPH, ověřte u účetní.

Jak se dílčí faktura váže na soupis provedených prací?

Dílčí faktura se u větších zakázek opírá o soupis provedených prací. Je to přehled toho, co bylo za období skutečně odvedeno. Klient ho odsouhlasí a teprve podle něj se vystaví faktura.

Řetěz má 4 články: odvedená práce, soupis, odsouhlasení a dílčí faktura. Díky němu nevzniká spor o to, kolik je hotovo, protože číslo je doložené. Jak soupis vypadá a kdo ho potvrzuje, rozebírá článek o soupisu provedených prací.

Pokud se fakturuje po oddílech rozpočtu, zakládá se na rozpočtu, který čte článek o čtení položkového rozpočtu. Každá faktura pak odpovídá hotovému oddílu nebo jeho části.

Příklad níže rozděluje úpravu fasády 240 m² na etapy: očištění, výztužná vrstva, penetrace a omítka. Ceny jsou pásma z ceníku zateplení fasády, bez materiálu a bez DPH. Ukazují, které etapy jsou dražší, a podle nich se dají rozdělit dílčí faktury.

Jak spočítat, kolik zbývá vyfakturovat?

Zbývající částka je cena zakázky minus součet toho, co už je na vystavených fakturách. V příkladu je po záloze vyfakturováno 30 % a zbývá 70 %. Po 1. dílčí faktuře je vyfakturováno 55 % a zbývá 45 %.

Nezaměňujte ji s tím, kolik klient ještě zaplatí. To je cena minus skutečně zaplacené peníze, tedy včetně faktur, které čekají na platbu. Obě čísla se liší vždy, když je faktura vystavená a nezaplacená. Rozdíl rozebírá článek o ziskovosti zakázky.

Pozor také na rozpracovanou etapu. Práce, která je hotová, ale ještě nemá fakturu, je odvedená bez faktury. Zjistíte ji porovnáním 2 čísel: hotovo a vyfakturováno. U dlouhé zakázky je to nejtišší způsob, jak přijít o tržbu.

Jak dílčí fakturaci vede Aistav?

Aistav drží celý řetěz pohromadě. Provedené množství se zapisuje u položek rozpočtu, ze zápisu vznikne soupis, klient ho potvrdí odkazem bez registrace a z potvrzené částky se vystaví dílčí faktura. U každé zakázky je vidět, kolik je odvedeno a kolik z toho je vyfakturováno.

Doklad si vezme údaje firmy a nese QR platbu. Po napojení banky se platby párují s fakturami podle variabilního symbolu a částky. Zádržné se eviduje u faktury s datem uvolnění. Popis funkce je v řešení fakturace, zádržné a QR platba.

Z potvrzené nabídky se dá fakturovat po částech proti odvedeným pracím. Vzor faktury najdete v šabloně faktury za stavební práce. Po napojení banky odpadá ruční odškrtávání plateb a upomínka odejde na neuhrazené doklady včas.

Nejčastější chyby při dílčí fakturaci

Dílčí fakturace nejčastěji drhne na papírech: na soupisu, na odsouhlasení a na součtu faktur. Pět konkrétních chyb:

• —Fakturovat až po dokončení celé zakázky, přestože se materiál platí hned.
• —Vystavit dílčí fakturu bez odsouhlaseného soupisu a pak řešit rozdíl.
• —Nepočítat, kolik zbývá vyfakturovat, takže součet faktur nedá 100 % ceny.
• —Smíchat zálohu s dílčí fakturou, bez odečtení zálohy na konečné faktuře.
• —Nehlídat termíny splatnosti a neposlat upomínku včas.