Faktura s QR platbou pro stavební firmy: od nabídky k zaplacení

Fakturace z rozpočtu místo přepisování položek

Běžný postup v menší firmě vypadá tak, že rozpočet vznikne v Excelu, nabídka se přepíše do Wordu a faktura se vyklepe ve fakturačním programu. Každý přepis je příležitost k chybě a žádný z těch tří dokumentů o těch zbylých dvou neví.

Když faktura vychází z potvrzené nabídky, položky se nepřepisují — přenesou se. Je pak jednoznačné, co bylo fakturováno proti čemu, a při reklamaci nebo dotazu klienta se dá doklad porovnat s původním rozpočtem řádek po řádku.

Aistav umí potvrzenou nabídku převést na fakturu a u dlouhých zakázek fakturovat opakovaně po částech. Doklady jdou vyexportovat do ISDOC a do XML pro Pohodu, takže účetní dostane data, ne PDF k opisování.

Zálohová, dílčí a konečná faktura

Stavební zakázka se málokdy fakturuje jedním dokladem. Před zahájením se často fakturuje záloha na materiál, v průběhu se fakturuje po etapách a na konci se doúčtuje zbytek.

Dílčí faktura se u větších zakázek obvykle váže na zjišťovací protokol — soupis toho, co bylo za dané období skutečně odvedeno a co klient odsouhlasil. Tím se z fakturace stane doložitelný postup místo dohadování, kolik je hotovo.

Aistav tenhle řetěz drží pohromadě: soupis provedených prací → zjišťovací protokol, který klient potvrdí odkazem → dílčí faktura na potvrzenou částku. U každé zakázky je pak vidět, kolik je odvedeno a kolik z toho ještě není vyfakturováno. Jak soupis a protokol vypadají vyplněné, ukazuje článek o soupisu provedených prací.

• —Zálohová faktura — před zahájením, typicky na materiál.
• —Dílčí faktura — v průběhu, proti odvedeným a odsouhlaseným pracím.
• —Konečná faktura — doúčtování zbytku po dokončení a předání.

Zádržné: peníze, na které se nejčastěji zapomíná

Zádržné (také pozastávka) je část ceny, kterou si objednatel podrží po dokončení jako jistotu pro případ vad. Ve stavebnictví je to běžná součást smluv o dílo a bývá sjednané v řádu jednotek procent z ceny.

Problém není v tom, že zádržné existuje — problém je, že se na jeho uvolnění zapomene. Částka je zaúčtovaná, zakázka je uzavřená, na doklad se rok nikdo nepodívá a peníze zůstanou u odběratele.

V Aistavu se zádržné eviduje přímo u faktury spolu s datem, kdy se má uvolnit, takže na termín upozorní systém a ne náhoda. Stejná evidence funguje i směrem k subdodavatelům.

Konkrétní výše zádržného a lhůta pro jeho uvolnění vždy vyplývají z vaší smlouvy — systém je eviduje, nestanovuje.

DPH, přenesená daňová povinnost a párování plateb

U stavebních prací mezi plátci se v Česku často uplatní režim přenesené daňové povinnosti, kdy daň odvádí odběratel. Aistav tenhle režim na dokladech podporuje a promítá ho i do podkladů pro přiznání k DPH a kontrolní hlášení. Zda se režim na konkrétní plnění vztahuje, ale posuďte se svou účetní — pravidla mají výjimky a chybné určení se opravuje složitě.

Systém k tomu umí ověřit odběratele: IČO natáhne z ARESu a doplní, zda je firma vedená jako spolehlivý plátce DPH. To je informace, kterou je lepší mít před vystavením dokladu než po něm.

Poslední kus cesty je platba. Po napojení banky se příchozí platby párují s fakturami podle variabilního symbolu a částky, takže přehled neuhrazených faktur je aktuální bez ručního odškrtávání.