Faktura s QR platbou pro stavební firmy: od nabídky k zaplacení
5 min čtení
Faktura s QR platbou zkracuje cestu k zaplacení tím, že klient nemusí přepisovat číslo účtu ani variabilní symbol — načte kód v bankovní aplikaci a částka i symbol se vyplní samy. Ve stavební firmě se navíc vyplatí fakturu tvořit z položek už potvrzené nabídky: odpadne přepisování, doklad sedí na rozpočet a je dohledatelné, co přesně bylo fakturováno.
Fakturace z rozpočtu místo přepisování položek
Běžný postup v menší firmě vypadá tak, že rozpočet vznikne v Excelu, nabídka se přepíše do Wordu a faktura se vyklepe ve fakturačním programu. Každý přepis je příležitost k chybě a žádný z těch tří dokumentů o těch zbylých dvou neví.
Když faktura vychází z potvrzené nabídky, položky se nepřepisují — přenesou se. Je pak jednoznačné, co bylo fakturováno proti čemu, a při reklamaci nebo dotazu klienta se dá doklad porovnat s původním rozpočtem řádek po řádku.
Aistav umí potvrzenou nabídku převést na fakturu a u dlouhých zakázek fakturovat opakovaně po částech. Doklady jdou vyexportovat do ISDOC a do XML pro Pohodu, takže účetní dostane data, ne PDF k opisování.
Zálohová, dílčí a konečná faktura
Stavební zakázka se málokdy fakturuje jedním dokladem. Před zahájením se často fakturuje záloha na materiál, v průběhu se fakturuje po etapách a na konci se doúčtuje zbytek.
Dílčí faktura se u větších zakázek obvykle váže na zjišťovací protokol — soupis toho, co bylo za dané období skutečně odvedeno a co klient odsouhlasil. Tím se z fakturace stane doložitelný postup místo dohadování, kolik je hotovo.
Aistav tenhle řetěz drží pohromadě: soupis provedených prací → zjišťovací protokol, který klient potvrdí odkazem → dílčí faktura na potvrzenou částku. U každé zakázky je pak vidět, kolik je odvedeno a kolik z toho ještě není vyfakturováno.
- Zálohová faktura — před zahájením, typicky na materiál.
- Dílčí faktura — v průběhu, proti odvedeným a odsouhlaseným pracím.
- Konečná faktura — doúčtování zbytku po dokončení a předání.
Zádržné: peníze, na které se nejčastěji zapomíná
Zádržné (také pozastávka) je část ceny, kterou si objednatel podrží po dokončení jako jistotu pro případ vad. Ve stavebnictví je to běžná součást smluv o dílo a bývá sjednané v řádu jednotek procent z ceny.
Problém není v tom, že zádržné existuje — problém je, že se na jeho uvolnění zapomene. Částka je zaúčtovaná, zakázka je uzavřená, na doklad se rok nikdo nepodívá a peníze zůstanou u odběratele.
V Aistavu se zádržné eviduje přímo u faktury spolu s datem, kdy se má uvolnit, takže na termín upozorní systém a ne náhoda. Stejná evidence funguje i směrem k subdodavatelům.
Konkrétní výše zádržného a lhůta pro jeho uvolnění vždy vyplývají z vaší smlouvy — systém je eviduje, nestanovuje.
DPH, přenesená daňová povinnost a párování plateb
U stavebních prací mezi plátci se v Česku často uplatní režim přenesené daňové povinnosti, kdy daň odvádí odběratel. Aistav tenhle režim na dokladech podporuje a promítá ho i do podkladů pro přiznání k DPH a kontrolní hlášení. Zda se režim na konkrétní plnění vztahuje, ale posuďte se svou účetní — pravidla mají výjimky a chybné určení se opravuje složitě.
Systém k tomu umí ověřit odběratele: IČO natáhne z ARESu a doplní, zda je firma vedená jako spolehlivý plátce DPH. To je informace, kterou je lepší mít před vystavením dokladu než po něm.
Poslední kus cesty je platba. Po napojení banky se příchozí platby párují s fakturami podle variabilního symbolu a částky, takže přehled neuhrazených faktur je aktuální bez ručního odškrtávání.
Časté otázky
Co je na faktuře QR platba a musí ji klient používat?
QR platba je kód na dokladu, který si klient načte v bankovní aplikaci — číslo účtu, částka i variabilní symbol se vyplní samy. Je to dobrovolná pomůcka: klient může zaplatit i klasicky přepsáním údajů.
Můžu fakturovat, když nejsem plátce DPH?
Ano, režim neplátce je podporovaný a doklady se vystaví bez DPH. Náležitosti dokladu se u neplátce liší — konkrétní podobu si nechte potvrdit od účetní.
Jak se pozná, kolik je ještě potřeba dofakturovat?
Systém porovnává, co je na zakázce odvedeno, s tím, co je vyfakturováno, a rozdíl ukazuje jako práci odvedenou bez faktury. Nemusíte tak procházet doklady ručně.
Dostane účetní data, nebo jen PDF?
Faktury jdou exportovat do formátu ISDOC a do XML pro Pohodu, přehledy do Excelu a CSV. Účetní tedy dostane strojově čitelná data, ne dokument k přepisování.