Zásady ochrany osobních údajů

Tento dokument popisuje, jaké údaje zpracováváme, proč, komu je předáváme, jak dlouho je uchováváme a jaká máte práva. Platí pro web aistav.cz, weby firem na stavweb.cz i aplikaci Aistav (web i mobilní). U dat, která do Služby vkládá firma o svých pracovnících, zákaznících a partnerech, je správcem firma a Provozovatel zpracovatelem — pravidla pro tento vztah stanoví čl. 11 Obchodních podmínek (zpracovatelská smlouva).

1. Jaké údaje zpracováváme

• Účet: jméno, e-mail, telefon, heslo (ukládáme pouze jeho otisk — hash), název a údaje firmy (IČO, DIČ, adresa, logo), role ve firmě.
• Data firmy ve Službě: zakázky, rozpočty, nabídky, faktury, výdaje, kontakty zákazníků a subdodavatelů, údaje pracovníků (jména, kontakty, odměny, docházka), dokumenty a fotografie, komunikace v chatu a hlasem, přepisy hovorů telefonního asistenta.
• Údaje pracovníků pro mzdy a ČSSZ (jen pokud je firma vloží): rodné číslo, datum a místo narození, státní občanství, adresy, údaje a kopie dokladu totožnosti a pobytu, zdravotní pojišťovna, vzdělání, zaměstnání (CZ-ISCO), děti pro daňové zvýhodnění, bankovní účet pro výplatu. Rodná čísla, adresy a údaje dokladů ukládáme šifrovaně.
• Záznamy o souhlasech a potvrzeních: souhlas s přípravou podání pro ČSSZ a každé potvrzení podání (znění a verze, kdo, kdy, IP adresa, otisk odeslaného souboru, číslo zprávy z datové schránky), plná moc k zápisu do katalogů, souhlas držitele s kopií dokladu.
• Integrace (jen pokud si je zapnete): bankovní transakce (Fio), e-maily z propojených schránek, zprávy z Telegramu, data z účetních systémů, údaje o platbě předplatného (Stripe — Provozovatel nevidí číslo karty).
• Web firmy a katalogy: údaje, které firma zveřejní na svém webu, a záznam o udělení plné moci k zápisu do katalogů.
• Technické údaje: záznamy o přihlášení a činnosti (logy), IP adresa, typ zařízení a prohlížeče — v rozsahu nutném pro bezpečnost a provoz; měření marketingového webu viz čl. 7.

2. Proč je zpracováváme (účel a právní základ)

• Poskytování Služby (vedení účtu, zakázky, doklady, mzdy, AI asistent, web firmy) — plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR).
• Příprava podání pro ČSSZ (měsíční hlášení JMHZ, registrace zaměstnance) — jménem a na pokyn firmy, která je správcem a které zpracování ukládá zákon (zákon č. 323/2025 Sb. o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele, zákon o evidenci obyvatel pro rodná čísla). Provozovatel podání připraví a ověří; odesílá je firma sama ze své datové schránky.
• Zápis do katalogů (Firmy.cz, Google mapa) — jen na základě plné moci, kterou uživatel výslovně udělí v aplikaci (čl. 9 Obchodních podmínek) — plnění smlouvy a oprávněný zájem na doložení souhlasu (písm. b a f).
• Doklady o souhlasech a potvrzeních (kdo, kdy a s čím souhlasil) — oprávněný zájem na prokázání a ochraně právních nároků (písm. f).
• Bezpečnost a provoz (logy, prevence zneužití, zálohy, oddělení dat firem) — oprávněný zájem (písm. f).
• Zákonné povinnosti (účetní a daňové doklady za předplatné) — plnění právní povinnosti (písm. c).
• Zprávy o Službě stávajícím uživatelům (novinky, tipy k nastavení, změny podmínek) — oprávněný zájem, resp. § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.; odhlásit se lze kdykoliv odkazem ve zprávě nebo v nastavení.
• Měření marketingového webu — reklamní a analytické nástroje jen se souhlasem v cookie liště (písm. a); vlastní anonymní měření návštěvnosti bez cookies z oprávněného zájmu (písm. f), viz čl. 7.

3. Umělá inteligence a vaše data

• Komunikujete s umělou inteligencí. Chat, AI kolegové v Kanceláři, hlasová asistentka v aplikaci i telefonní asistent jsou systémy umělé inteligence a Služba to vždy uvádí (čl. 50 nařízení (EU) 2024/1689 o umělé inteligenci). Telefonní asistent to volajícímu řekne hned v úvodu hovoru.
• Dotazy a související data (text, přílohy, přepisy hlasu) se předávají poskytovatelům AI modelů výhradně za účelem vyřízení konkrétního požadavku — vždy jen výřez potřebný k odpovědi, nikdy celá databáze firmy.
• Provozovatel vaše data nepoužívá k trénování AI modelů. Poskytovatele volíme tak, aby jejich podmínky pro API vylučovaly trénování na datech zákazníků; seznam je v čl. 4. Poskytovatele se servery v Číně (např. DeepSeek) pro data zákazníků nepoužíváme — Služba je technicky blokuje.
• Fotografie dokladů totožnosti (pas, občanský průkaz, doklady o pobytu) čte jen Google (Gemini), Anthropic (Claude) nebo OpenAI — nikdy jiný poskytovatel.
• Výpočty mezd, odvodů a daní, doporučení formy spolupráce (DPP / DPČ / HPP) a vygenerované vzory dokumentů jsou automatizované výstupy nástroje, ne daňové poradenství ani právní služba; rozhoduje a odpovídá uživatel.
• AI vidí pouze data vaší firmy — data jsou důsledně oddělena po firmách a jiná firma se k nim nedostane.
• AI asistent provádí zápisy a odesílá zprávy jen po vašem potvrzení, resp. v rozsahu, který jste předem povolili; podání na úřady nikdy neodesílá sám. Každé použití AI je zaznamenáno (kdo, kdy, kolik kreditů).

4. Komu údaje předáváme (zpracovatelé a příjemci) a předání mimo EU

Data předáváme pouze zpracovatelům, které k běhu Služby potřebujeme, a jen v nutném rozsahu:

• Databáze: Supabase (PostgreSQL v regionu EU).
• Aplikace a soubory: Vercel Inc. (běh aplikace v regionu EU — Frankfurt, úložiště dokumentů a fotek); hlasový a telefonní server: Render Services, Inc.
• Poskytovatelé AI modelů (vždy jen obsah konkrétního požadavku): Google (Gemini — chat, rozpočty, čtení dokumentů a fotek, hlas v aplikaci), Anthropic (Claude — náročné úlohy a kontrola dokumentů), OpenAI (vyhledávání v dokumentech, záložní čtení obrázků, telefonní asistent), Groq (přepis hlasu na text), xAI (poslední záloha čtení běžných obrázků, nikdy doklady totožnosti) — společnosti se sídlem v USA.
• Telefonní asistent (je-li u firmy zapnutý): Twilio (telefonní linka), Deepgram (přepis hovoru), Cartesia (hlas asistenta) — USA; hovor je nahráván a volající je o tom i o AI informován v úvodu.
• Vyhledávání na internetu pro AI asistenta: Tavily — jen text vyhledávacího dotazu (např. cena materiálu, norma), ne dokumenty ani databáze firmy.
• Odesílání e-mailů: Resend (transakční e-maily Služby), případně vámi propojená schránka.
• Oznámení v mobilní aplikaci: Google Firebase Cloud Messaging, Apple Push Notification service.
• Chybová hlášení: Sentry — technické údaje o chybě, bez obsahu požadavků a bez osobních údajů.
• Platby: Stripe (předplatné; údaje o kartě zpracovává výhradně Stripe).
• Mapy: OpenStreetMap Foundation (dlaždice mapy, Spojené království) a Google (Places API — název a město firmy při ověřování přítomnosti na mapě).
• Katalogy firem (jen s plnou mocí): Seznam.cz, a.s. (Firmy.cz) a Google Ireland Limited (Google Business Profile / Mapy).
• Měření marketingového webu (jen se souhlasem): Google (Ads — měření konverzí v režimu Consent Mode), Meta Platforms (Pixel), PostHog.
• Integrace aktivované uživatelem: Fio banka, Telegram, e-mailové schránky, účetní software — data tečou jen tam, kam si je sami propojíte.

Příjemci podání (nejsou zpracovateli): Česká správa sociálního zabezpečení — XML podání se před odesláním kontroluje v její bezplatné validační službě a podání samo posílá firma ze své datové schránky přes odesílací bránu Informačního systému datových schránek (Digitální a informační agentura). Přihlašovací údaje k datové schránce Provozovatel nikdy nevidí ani neukládá.

Někteří zpracovatelé sídlí mimo EU/EHP (zejména v USA). Předání je kryto rozhodnutím Evropské komise o odpovídající ochraně (EU–US Data Privacy Framework) u certifikovaných poskytovatelů, jinak standardními smluvními doložkami podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR v podmínkách daného poskytovatele; u Spojeného království rozhodnutím o odpovídající ochraně. Poskytovatele AI modelů mimo EU, USA a Spojené království nepoužíváme. Údaje neprodáváme a nepředáváme třetím stranám k reklamním účelům.

5. Jak dlouho údaje uchováváme

• Údaje účtu a data firmy: po dobu existence účtu. Po zrušení účtu je smažeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 90 dnů (zálohy do 180 dnů).
• Údaje pracovníků a kopie jejich dokladů: po dobu, kdy je firma ve Službě vede; o výmazu rozhoduje firma jako správce podle zákonných lhůt (např. evidence cizinců, mzdová agenda).
• Účetní a daňové doklady za předplatné: po dobu stanovenou zákonem (zpravidla 10 let). Firmy upozorňujeme, že vlastní doklady (faktury) musí samy uchovávat 10 let — před zrušením účtu si je exportujte.
• Záznamy o souhlasech, potvrzeních podání, plné moci a elektronickém podpisu: po dobu trvání smlouvy a 10 let poté (ochrana právních nároků).
• Technické logy: po dobu nezbytnou pro bezpečnost a řešení incidentů.
• Marketingové zprávy: do odhlášení; adresu odhlášeného evidujeme, abychom ji už neoslovili.

6. Jak jsou údaje zabezpečeny

• Veškeré přenosy jsou šifrovány (HTTPS/TLS).
• Rodná čísla, adresy a údaje dokladů pracovníků, přístupové klíče a tokeny k integracím jsou v databázi šifrovány; hesla ukládáme jen jako otisk.
• Data firem jsou důsledně oddělena — každý dotaz je vázán na konkrétní firmu; přístupy uvnitř firmy řídí role a oprávnění, které nastavuje vlastník účtu. Osobní údaje pracovníků vidí jen správa lidí.
• Pravidelné zálohy; porušení zabezpečení oznamujeme dotčeným firmám bez zbytečného odkladu.

7. Cookies a měření

• Aplikace (za přihlášením): používáme pouze technické cookies a úložiště nezbytné pro přihlášení a fungování aplikace. Aplikaci neměříme reklamními ani analytickými nástroji třetích stran.
• Marketingový web (aistav.cz, blog, registrace): Google Ads, Meta Pixel a PostHog se aktivují až po vaší volbě „Přijmout vše“ v cookie liště; při volbě „Jen nutné“ se reklamní cookies neukládají a Meta Pixel se vůbec nenačte (Google běží v režimu bez cookies — Consent Mode v2). Volbu můžete kdykoli změnit v liště na webu nebo smazáním cookies prohlížeče.
• Vlastní měření návštěvnosti marketingového webu: bez cookies a bez jakéhokoli identifikátoru — počítáme zobrazené stránky, hloubku posunu a kliknutí na odkazy a tlačítka; z adresy jen označení kampaně (utm). Slouží ke zlepšování webu (oprávněný zájem).
• Weby firem na stavweb.cz: bez cookies třetích stran. Zobrazení a kliknutí počítáme anonymně (bez IP adresy) s náhodným identifikátorem uloženým jen po dobu otevřeného okna prohlížeče; vyhledávání vyhodnocujeme z Google Search Console.

8. Mobilní aplikace — oprávnění zařízení

Aplikace si o oprávnění žádá až ve chvíli, kdy danou funkci použijete, a jen pro tyto účely:

• Fotoaparát — pořízení fotek ze stavby a dokladů.
• Fotky / galerie — přiložení snímků k projektům, fakturám a dokladům.
• Poloha — označení místa stavby a docházky, jen na vyžádání; polohu na pozadí nesledujeme.
• Mikrofon — hlasové zadávání a rozhovor s AI asistentkou; nahrávka slouží jen k přepisu a odpovědi.
• Oznámení — upozornění na faktury, úkoly a zprávy; lze je kdykoli vypnout.

9. Vaše práva

• právo na přístup k údajům a jejich kopii,
• právo na opravu a doplnění,
• právo na výmaz („být zapomenut“) tam, kde trvání zpracování nevyžaduje zákon,
• právo na omezení zpracování a právo na přenositelnost (export dat přímo v aplikaci),
• právo vznést námitku proti zpracování z titulu oprávněného zájmu, včetně zasílání zpráv o Službě a vlastního měření webu,
• právo odvolat souhlas (cookies, marketing, příprava podání, kopie dokladu) — odvoláním není dotčena zákonnost zpracování před ním,
• právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování — Služba nic zásadního nerozhoduje sama, vždy potvrzuje člověk,
• právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz).

Práva uplatníte na info@aistav.cz — odpovíme nejpozději do 30 dnů. Pokud se vaše údaje ve Službě nacházejí proto, že je vložila firma, která je vaším zaměstnavatelem, zákazníkem či dodavatelem, obraťte se nejprve na ni (je správcem); rádi jí s vyřízením pomůžeme.

10. Změny těchto zásad

Zásady aktualizujeme, například při zapojení nového zpracovatele. O podstatných změnách informujeme v aplikaci nebo e-mailem. Aktuální znění je vždy na této stránce; podmínky užívání Služby najdete v Obchodních podmínkách.