Upomínka nezaplacené faktury: postup, vzor a předžalobní výzva

Jak napsat upomínku nezaplacené faktury?

Upomínka nezaplacené faktury je krátký věcný dopis. Napište číslo faktury, dlužnou částku, původní splatnost, nový termín úhrady a způsob platby a přiložte kopii faktury. Pište klidně a konkrétně, bez výčitek. První upomínka má hlavně zjistit, proč platba nepřišla, a dát klientovi snadnou cestu k zaplacení.

Příklad textu první upomínky: „Dobrý den, k dnešnímu dni evidujeme neuhrazenou fakturu č. 2026-0147 na částku 84 000 Kč se splatností 20. 10. 2026. Prosíme o úhradu do 25. 11. 2026 na účet uvedený na faktuře, variabilní symbol 20260147. Pokud jste již platili, považujte tuto zprávu za bezpředmětnou. Kopie faktury je v příloze. Děkujeme.“

• —Vaše a klientovy identifikační údaje, datum upomínky.
• —Číslo faktury, datum vystavení a původní splatnost.
• —Dlužná částka po odečtení záloh a už přijatých plateb.
• —Nový termín úhrady, účet a variabilní symbol.
• —Věta, že pokud klient už zaplatil, považuje upomínku za bezpředmětnou.
• —Kontakt na osobu, které může zavolat s dotazem. Kopie faktury v příloze.

Kdy poslat upomínku faktury po splatnosti?

Dlužník, který dluh řádně a včas neplní, je v prodlení (§ 1968 občanského zákoníku), upomínat tedy můžete už po uplynutí splatnosti. V praxi nejdřív zavolejte a ověřte, že faktura došla a není sporná. Písemná upomínka následuje, pokud platba nepřijde. Rozestupy mezi upomínkami si určujete sami.

Dvě věci rozhodují o tom, zda je upomínka namístě. Klient nesmí mít oprávněnou výhradu, například k vadě díla, kvůli které platbu zadržuje. A zádržné neupomínejte před termínem uvolnění podle smlouvy, protože do té doby po splatnosti není.

Aistav předvybere stupeň upomínky podle počtu odeslaných upomínek a dnů po splatnosti. Druhou nabídne po 30 dnech nebo po jedné odeslané, předžalobní výzvu po 60 dnech nebo po dvou. Volbu můžete v okně změnit.

Kolik upomínek poslat před předžalobní výzvou?

Zákon počet upomínek nestanoví. Občanský soudní řád váže náhradu nákladů řízení na jedinou výzvu: výzvu k plnění zaslanou žalovanému nejméně 7 dnů před podáním žaloby (§ 142a odst. 1). Kolik upomínek jí předchází, je na vás. Aistav má dvě upomínky a třetím stupněm je předžalobní výzva.

Soud může výjimečně přiznat náhradu nákladů i tehdy, když výzva nebyla zaslána, ale jen z důvodů hodných zvláštního zřetele (§ 142a odst. 2). S tím nepočítejte. Výzvu pošlete vždy a odeslání si doložte.

U stálého klienta zpravidla stačí telefonát a jedna upomínka, u nového nebo opakovaně neplatícího zkraťte postup a pošlete předžalobní výzvu dřív. Tento rozestup je vaše obchodní rozhodnutí, ne zákonná povinnost.

• —Počet upomínek zákon neurčuje, rozhoduje vaše smlouva a vztah s klientem.
• —Předžalobní výzva je krok, který zákon výslovně váže na náhradu nákladů řízení.
• —Mezi odesláním výzvy a podáním žaloby musí uplynout nejméně 7 dnů.

Jak se liší druhá a poslední upomínka?

Druhá upomínka je důraznější než první. Odkazuje na předchozí upomínku, stanoví nový termín a upozorňuje na úrok z prodlení a případně paušál nákladů. Poslední upomínka bývá předžalobní výzva: určí konečný termín a oznámí, že věc půjde k soudu. Obsah musí odpovídat zákonu a vaší smlouvě.

Úrok z prodlení může požadovat věřitel, který řádně splnil své smluvní a zákonné povinnosti (§ 1970 OZ). Zadržuje-li klient platbu kvůli vadě díla, ověřte před upomínkou, zda vadu nemáte nejdřív odstranit.

Výši úroku stanoví nařízení vlády. Je to repo sazba ČNB pro první den pololetí, v němž prodlení nastalo, zvýšená o 8 procentních bodů ročně (§ 2 odst. 1 NV č. 351/2013 Sb.). Mezi podnikateli patří navíc paušál nákladů ve výši tisíc dvě stě korun za pohledávku (§ 3 NV, § 1972 OZ).

Aistav upomínku k faktuře po splatnosti vytvoří ve třech stupních, částky a data bere z faktury a úrok z prodlení vyčíslí. Paušál nákladů přidává vůči podnikateli od druhé upomínky. Víc v řešení fakturace.

Co má obsahovat předžalobní výzva?

Předžalobní výzva je poslední písemná výzva k plnění před žalobou. Zašlete ji na adresu pro doručování, případně na poslední známou adresu, nejméně 7 dnů před podáním žaloby (§ 142a odst. 1 OSŘ). Uveďte dlužnou částku, základ pohledávky, úrok, konečný termín úhrady a upozornění, že věc budete řešit u soudu.

Pohledávka se promlčuje za tři roky (§ 629 odst. 1 OZ) ode dne, kdy mohla být uplatněna poprvé (§ 619 odst. 1). Strany si mohou ujednat kratší nebo delší lhůtu, nejméně jeden rok a nejdéle patnáct let (§ 630 odst. 1). Běh lhůty zastaví uplatnění práva u orgánu veřejné moci, například podání žaloby, pokud v řízení řádně pokračujete (§ 648).

Výzvu k platbě před žalobou vystaví Aistav jako třetí stupeň upomínky podle § 142a OSŘ s výchozí lhůtou sedm dnů. Před odesláním si dopis zkontrolujte a u větších pohledávek ho nechte projít právníkem.

1. 1Označení věřitele a dlužníka a datum výzvy.
2. 2Základ pohledávky: číslo faktury, smlouva o dílo, předmět plnění.
3. 3Dlužná částka, splatnost a vyčíslený úrok z prodlení k datu výzvy.
4. 4Konečný termín úhrady a číslo účtu s variabilním symbolem.
5. 5Upozornění, že bez zaplacení podáte žalobu a budete požadovat i náklady řízení.
6. 6Doložitelné odeslání: zásilka, kterou lze prokázat, nebo datová zpráva.

Chcete jít do hloubky?

• Fakturace pro stavební firmy v AistavuUpomínky k neuhrazeným fakturám, zádržné a spárování plateb v Aistavu.
• Faktura za stavební práce — vzor zdarmaVzor faktury za stavební práce s náležitostmi a splatností.
• Faktura s QR platbou pro stavební firmyQR platba na faktuře zkracuje cestu k zaplacení.