Fakturace pro stavební firmy: dílčí faktura, QR platba i zádržné
Ve stavební firmě se vyplatí fakturu tvořit z položek už potvrzené nabídky: odpadne přepisování, doklad sedí na rozpočet a je dohledatelné, co přesně bylo fakturováno. QR platba na dokladu zkracuje cestu k zaplacení — klient načte kód v bankovní aplikaci a číslo účtu, částka i variabilní symbol se vyplní samy. Zádržné se eviduje přímo u faktury spolu s datem, kdy se má uvolnit, takže na termín upozorní systém a ne náhoda.
Kudy z fakturace odtékají peníze
Zádržné, na které se zapomnělo
Částka je zaúčtovaná, zakázka uzavřená, na doklad se rok nikdo nepodívá — a peníze zůstanou u odběratele. Nikdo je nezadržel schválně; jen si na ně nikdo nevzpomněl.
Faktura tři týdny po práci
Než se posbíraly soupisy, hodiny a papíry, uplynul měsíc. Do té doby úvěrujete klienta vlastními penězi a materiál jste zaplatili dávno.
Neuhrazené faktury, které nikdo nehlídá
Odškrtávání plateb ručně znamená, že přehled dlužníků je vždycky pár týdnů starý. Upomínka odejde, až když peníze začnou chybět.
Účetní, která přepisuje PDF
Doklady poslané jako obrázek znamenají práci navíc na obou stranách — a další místo, kde vznikne překlep v částce.
Zálohová, dílčí a konečná faktura
Stavební zakázka se málokdy fakturuje jedním dokladem. Před zahájením se často fakturuje záloha na materiál, v průběhu se fakturuje po etapách a na konci se doúčtuje zbytek.
Dílčí faktura se u větších zakázek váže na zjišťovací protokol — soupis toho, co bylo za dané období skutečně odvedeno a co klient odsouhlasil. Tím se z fakturace stane doložitelný postup místo dohadování, kolik je hotovo.
Aistav tenhle řetěz drží pohromadě: soupis provedených prací → zjišťovací protokol, který klient potvrdí odkazem → dílčí faktura na potvrzenou částku. U každé zakázky je pak vidět, kolik je odvedeno a kolik z toho ještě není vyfakturováno.
Pro pravidelně se opakující doklady jsou k dispozici šablony faktur a plány pravidelné fakturace.
- Zálohová faktura — před zahájením, typicky na materiál.
- Dílčí faktura — v průběhu, proti odvedeným a odsouhlaseným pracím.
- Konečná faktura — doúčtování zbytku po dokončení a předání.
Zádržné: peníze, které jste si vydělali a nemáte je
Zádržné, kterému se také říká pozastávka, je část ceny, kterou si objednatel podrží po dokončení jako jistotu pro případ vad. Ve stavebnictví je to běžná součást smluv o dílo.
Problém není v tom, že zádržné existuje. Problém je, že se na jeho uvolnění zapomene — a čím víc zakázek firma udělá, tím víc takových částek leží někde, kde o nich nikdo neví.
V Aistavu se zádržné eviduje přímo u faktury spolu s datem, kdy se má uvolnit, a systém termín připomíná. Uvolnění se potvrdí na dokladu, takže je zpětně dohledatelné. Stejně se eviduje i zádržné, které držíte vy svým subdodavatelům.
Výše zádržného i doba, po kterou se drží, vyplývají z vaší smlouvy — systém je eviduje, nestanovuje. Konkrétní podmínky si vždy ověřte ve smlouvě a se svou účetní.
QR platba a párování plateb z banky
QR platba je kód na dokladu, který si klient načte v bankovní aplikaci; číslo účtu, částka i variabilní symbol se vyplní samy. Je to dobrovolná pomůcka — odpadá jí ale nejčastější důvod, proč platba dorazí špatně označená nebo v jiné výši.
Poslední kus cesty je spárování. Po napojení banky se příchozí platby přiřazují k fakturám podle variabilního symbolu a částky, takže přehled neuhrazených faktur je aktuální bez ručního odškrtávání.
Na doklady, které zůstaly neuhrazené, umí systém poslat upomínku; k dispozici je i vygenerování písemné předžalobní výzvy.
DPH a co dostane účetní
U stavebních prací mezi plátci se v Česku často uplatní režim přenesené daňové povinnosti, kdy daň odvádí odběratel. Aistav tenhle režim na dokladech podporuje a promítá ho i do podkladů pro přiznání k DPH a kontrolní hlášení. Jestli se režim vztahuje na konkrétní plnění, ale posuďte se svou účetní — pravidla mají výjimky a chybné určení se opravuje složitě.
Před vystavením dokladu umí systém odběratele ověřit: IČO natáhne z ARESu a doplní, zda je firma vedená jako spolehlivý plátce. To je informace, kterou je lepší mít předem než potom.
Režim neplátce DPH je podporovaný také. Doklady jdou exportovat do ISDOC a do XML pro Pohodu, přehledy do Excelu a CSV — účetní tedy dostane strojově čitelná data, ne dokument k přepisování.
Od práce k zaplacené faktuře
- Faktura vznikne z položek, které už existujíZ potvrzené nabídky, nebo z prací, které jsou odvedené a ještě nejsou vyfakturované. Položky se nepřepisují, přenášejí se.
- Doklad si vezme identitu firmyFakturační údaje, logo, razítko a číselné řady se doplní z nastavení firmy. Odběratele umí systém natáhnout podle IČO z ARESu.
- Na doklad se dostane QR platbaKlient ji načte v bankovní aplikaci a nemusí nic přepisovat. Zaplatit klasickým příkazem samozřejmě může dál.
- Zádržné se eviduje s datem uvolněníZadá se u faktury a systém sám připomene termín, kdy se má uvolnit. Uvolnění se pak potvrdí přímo na dokladu. Stejná evidence funguje i směrem k subdodavatelům.
- Platba se spáruje a co nedošlo, se připomenePo napojení banky se příchozí platby párují s fakturami podle variabilního symbolu a částky. Na neuhrazené doklady umí systém poslat upomínku.
Časté otázky
Co je QR platba na faktuře a musí ji klient používat?
QR platba je kód na dokladu, který klient načte v bankovní aplikaci — číslo účtu, částka i variabilní symbol se vyplní samy. Je dobrovolná: zaplatit klasickým příkazem může dál.
Jak Aistav hlídá zádržné?
Zádržné se eviduje přímo u faktury spolu s datem, kdy se má uvolnit, a systém termín připomene. Uvolnění se potvrdí na dokladu. Stejná evidence funguje i pro zádržné, které držíte subdodavatelům. Výši i dobu držení určuje vaše smlouva, ne systém.
Můžu fakturovat, když nejsem plátce DPH?
Ano, režim neplátce je podporovaný a doklady se vystaví bez DPH. Náležitosti dokladu se u neplátce liší — konkrétní podobu si nechte potvrdit od účetní.
Jak poznám, kolik zbývá dofakturovat?
Systém porovnává, co je na zakázce odvedeno, s tím, co je vyfakturováno, a rozdíl ukazuje jako práci odvedenou bez faktury. Nemusíte tak procházet doklady ručně.
Vystavte fakturu, která se sama připomene
Založte firmu, nastavte fakturační údaje a číselnou řadu a zkuste první doklad i s QR platbou a zádržným.
Souvisí s tím
- Předávací protokol, soupis provedených prací a čerpání rozpočtuPapír, který proměňuje „myslím, že je hotovo osmdesát procent“ na číslo, se kterým se dá fakturovat.
- Cashflow a ziskovost zakázky: kde stavební firma opravdu vyděláváJedna kniha pro doklady, náklady a platby — a u každé zakázky číslo, které řekne, jestli se vyplatila.
- Cenová nabídka pro klienta: potvrzení odkazem a vícepráceNabídka, kterou klient odklikne odkazem, a změny rozsahu, které jsou potvrzené dřív, než se začnou dělat.