Předávací protokol, soupis provedených prací a čerpání rozpočtu

Co stojí chybějící doklad o hotové práci

Soupis provedených prací jako průběžná evidence, ne jako večerní práce

Soupis provedených prací bývá ta část administrativy, která se odkládá nejdéle — protože znamená sesbírat, co se za měsíc udělalo, z hlavy, z telefonu a ze sešitu.

Aistav tenhle sběr obrací: provedené množství se zapisuje průběžně u položek rozpočtu, jak práce probíhá. Soupis za období je pak jen výběr z toho, co už v systému je, seskupený po řemeslech.

Protože soupis vychází z položek rozpočtu, je automaticky porovnatelný s nabídkou. Nikdo nemusí dohledávat, které řádky si odpovídají.

Čerpání rozpočtu: plán, provedeno, fakturováno, zbývá

Čerpání rozpočtu je čtveřice čísel u každé položky: kolik bylo v plánu, kolik je odvedeno, kolik z toho je vyfakturováno a kolik zbývá. Dokud tahle čtveřice neexistuje, je „prostavěnost“ jen odhad.

Nejzajímavější je rozdíl mezi odvedeno a fakturováno. To je práce, kterou jste odvedli a ještě za ni nemáte peníze — u dlouhých zakázek nejtišší způsob, jak přijít o tržbu.

Systém tenhle rozdíl ukazuje jako samostatnou položku, takže se na něj nemusí přijít náhodou při uzavírání zakázky.

• —Plán — co bylo v rozpočtu a nabídce.
• —Provedeno — co je opravdu odvedeno, zapsáno průběžně.
• —Fakturováno — co z toho už odešlo na dokladu.
• —Zbývá — kolik zakázky je před vámi.

Zjišťovací protokol: podpis, který odemyká fakturu

Zjišťovací protokol je odsouhlasení soupisu za dané období. Dokud ho klient nepotvrdí, je dílčí faktura předmětem diskuse; jakmile ho potvrdí, je fakturace jen formalita.

V Aistavu se protokol pošle klientovi odkazem. Otevře ho v prohlížeči, projde položky a potvrdí — bez registrace a bez tisku. Potvrzení je zaznamenané a z protokolu se pak vystaví dílčí faktura na odsouhlasenou částku.

Předávací protokol a co k němu patří

Na konci díla vzniká předávací protokol — dokument o předání a převzetí díla. Aistav ho generuje jako PDF s údaji firmy a zakázky a umí ho poslat druhé straně k elektronickému podpisu odkazem.

Ke stejné rodině dokumentů patří kontrolní den, tedy zápis z pravidelné kontroly na stavbě, a protokol o předání staveniště. Vady a reklamace mají vlastní evidenci, ze které je vidět i to, čím se vady nejčastěji opakují.

Co přesně má protokol u vaší zakázky obsahovat, vychází ze smlouvy o dílo a z toho, co si s objednatelem sjednáte — systém dokument sestaví, ale jeho náležitosti neposuzuje.

Od odvedené práce k potvrzenému protokolu

1. 1Provedené množství se zapisuje průběžněU položek rozpočtu se eviduje, kolik je z nich odvedeno. Zapsat to jde i z telefonu přímo na stavbě, případně diktováním asistentovi.
2. 2Čerpání rozpočtu je vidět bez počítáníU každé položky je plán, provedeno, fakturováno a zbývá. Z toho je jedním pohledem jasné, kde zakázka stojí a co je odvedené bez faktury.
3. 3Vznikne soupis provedených pracíSystém z evidence sestaví soupis za období, seskupený po řemeslech, i s podkladem ke stažení.
4. 4Klient potvrdí zjišťovací protokol odkazemProtokol se pošle odkazem, klient ho otevře bez registrace a odsouhlasí. Potvrzením se odemkne dílčí faktura na potvrzenou částku.
5. 5Na konci se vystaví předávací protokolDokument o předání a převzetí díla se vygeneruje jako PDF a dá se poslat i k elektronickému podpisu odkazem. Vady a reklamace mají v systému vlastní evidenci.

Časté otázky

Souvisí s tím

• Fakturace pro stavební firmy: dílčí faktura, QR platba i zádržnéDoklad, který vychází z rozpočtu, platí se z QR kódu a nezapomene na zádržné ani na upomínku.
• Položkový rozpočet a výkaz výměr pro stavební firmyOd rozměrů na papíře k rozpočtu, který obhájíte před klientem — a který se pak sám promítne do nabídky i do faktur.
• Stavební deník online: nadiktujete zápis, chybějící dny hlídá systémDeník, který vzniká pár větami do telefonu — a který si sám všimne, že minulý týden chybí tři dny.

K přečtení

• Faktura s QR platbou pro stavební firmy: od nabídky k zaplaceníProč se ve stavební firmě fakturuje z rozpočtu a ne z hlavy — a co všechno pak odpadne.