Cashflow a ziskovost zakázky: kde stavební firma opravdu vydělává
Ziskovost zakázky se dá spočítat jen tehdy, když jsou u ní vedené všechny náklady — materiál, subdodávky i mzdy party — a ne jen vystavené faktury. V Aistavu tečou příjmy, výdaje i platby do jedné knihy a váží se na konkrétní zakázku, takže výsledek díla je vidět průběžně, ne až po uzavření. Vedle toho systém sleduje neuhrazené faktury, blížící se termíny a připravuje podklady pro DPH.
Čeho si firma všimne pozdě
Ztrátová zakázka, která se pozná až na konci
Práce běží, faktury odcházejí a dojem je dobrý. Že se na díle prodělalo, je vidět až ve chvíli, kdy se sečtou mzdy a materiál — tedy pozdě.
Peníze na účtu, které nejsou vaše
Na účtu je hezká částka, jenže část patří na DPH a část na daň. Firma, která to nerozlišuje, utrácí peníze, které bude muset vrátit.
Dlužníci, o kterých se neví
Přehled neuhrazených faktur, který se skládá ručně, je vždycky pár týdnů starý. Nejdřív dojdou peníze, potom se hledá proč.
Náklady rozházené po lidech
Účtenky za materiál v kapse, faktury v e-mailu, platby v bance. Dokud nejsou u zakázky, není z čeho počítat marži.
Jedna kniha místo tří sešitů
Nejčastější důvod, proč malá firma nezná svoje čísla, není lenost — je to roztříštěnost. Vydané faktury jsou v jednom programu, účtenky v kapse, mzdy v Excelu a platby v bance.
Aistav dává celý pohyb peněz do jedné knihy: vystavené i přijaté faktury, výdaje, zálohy i výplaty. Vedle sebe, s filtry a s exportem do CSV pro účetní.
Doklad se do systému dostane i vyfocením — údaje z něj systém přečte sám a nabídne k navázání na zakázku. Tím se řeší ta část, na které to obvykle padne: přepisování papírů.
Ziskovost zakázky včetně mezd
Marže spočítaná jen z faktur a materiálu je optimistická fikce. Nejdražší položka na stavbě je práce a ta se do výsledku musí dostat taky.
Protože se hodiny party evidují u konkrétní zakázky, propíšou se mzdové náklady do jejího výsledku samy. U díla je pak vidět, kolik z něj zbylo — ne jen kolik se za něj vyfakturovalo.
K tomu patří i porovnání s rozpočtem: kolik bylo v plánu, kolik je odvedeno a kolik vyfakturováno. Rozdíl mezi odvedeno a fakturováno je práce, za kterou ještě nemáte peníze.
Systém umí i souhrnnou kontrolu hospodaření firmy, která projde čísla a upozorní na to, co vypadá nezdravě. Je to advizorní pohled, ne účetní závěrka.
- Marže u díla počítaná i s mzdovými náklady party.
- Neuhrazené faktury podle stáří pohledávky.
- Odvedená práce, která ještě není vyfakturovaná.
DPH, daně a termíny
Aistav vede přehled DPH a umí připravit podklady pro přiznání i pro kontrolní hlášení, včetně režimu přenesené daňové povinnosti u stavebních prací. Podklady jsou podklady — podání a jeho správnost patří vaší účetní.
Systém zároveň sleduje blížící se termíny a upozorňuje na ně, takže se na ně nepřijde na poslední chvíli. Konkrétní lhůty i povinnosti si ověřte u účetní; Aistav je připomíná, nestanovuje.
K ruční kontrole je k dispozici sada kalkulaček pro české daně, mzdy a marže — na rychlý propočet, než se rozhodnete.
Jak vzniká přehled
- Všechen pohyb peněz jde do jedné knihyVystavené faktury, přijaté faktury, výdaje, zálohy i mzdy jsou na jednom místě a dají se filtrovat. Ne tři sešity a čtyři složky.
- Náklad se přiřadí k zakázceÚčtenku nebo přijatou fakturu stačí vyfotit či nahrát — systém z dokladu vytáhne údaje a náklad se naváže na zakázku.
- Výdaje můžou projít schválenímNastavíte, co má chodit ke schválení, a nákupy se neschovají mezi ostatní doklady.
- Banka doplní skutečnostPo napojení banky se příchozí platby párují s fakturami podle variabilního symbolu a částky, takže cashflow není odhad.
- Uvidíte výsledek zakázky i firmyU díla marže a ziskovost včetně mezd, u firmy příjmy, náklady, neuhrazené faktury a blížící se termíny. K dispozici je i přehled DPH s podklady pro účetní.
Časté otázky
Počítá se do ziskovosti zakázky i práce party?
Ano. Hodiny se evidují u konkrétní zakázky, takže se mzdové náklady propisují do jejího výsledku. Marže počítaná jen z faktur a materiálu by byla optimistická fikce.
Musím přijaté faktury a účtenky přepisovat?
Ne. Doklad stačí vyfotit nebo nahrát; systém z něj přečte údaje a nabídne navázání na zakázku. Zkontrolovat a potvrdit ho ale máte vy.
Umí Aistav připravit podklady pro DPH?
Ano, vede přehled DPH a umí připravit podklady pro přiznání i kontrolní hlášení. Samotné podání a odpovědnost za správnost zůstávají na vaší účetní.
Jak se do přehledu dostanou skutečné platby?
Po napojení banky se příchozí platby párují s fakturami podle variabilního symbolu a částky. Přehled neuhrazených dokladů je pak aktuální bez ručního odškrtávání.
Podívejte se na první zakázku shora
Založte firmu, nahrajte pár dokladů k jedné zakázce a uvidíte, co z ní po nákladech a mzdách opravdu zbývá.
Souvisí s tím
- Fakturace pro stavební firmy: dílčí faktura, QR platba i zádržnéDoklad, který vychází z rozpočtu, platí se z QR kódu a nezapomene na zádržné ani na upomínku.
- Předávací protokol, soupis provedených prací a čerpání rozpočtuPapír, který proměňuje „myslím, že je hotovo osmdesát procent“ na číslo, se kterým se dá fakturovat.
- Evidence pracovní doby a mzdy party ve stavební firměHodiny, které se hlásí z telefonu a rovnou sedí na zakázce — místo sešitu, který se v pátek luští.