AI čtení faktur a dokumentů: konec přepisování z PDF do tabulky

11. 8. 20265 min čtení

AI čtení faktur a dokumentů znamená, že nahraný soubor se převede na text a údaje se z něj vytáhnou samy — u přijaté faktury dodavatel, částka a datum, u soupisu prací jeho položky. Funguje to na PDF, Word, Excel, CSV i na fotku a sken, protože obrázek a naskenovaný papír se nejdřív přepíšou do textu. Výsledek je vždy návrh, který před uložením zkontrolujete.

Jeden vstup místo tří programů

V běžné firmě se dokumenty rozdělí podle toho, KDE se s nimi pracuje: přijaté faktury do účetního programu, soupisy do Excelu, výkresy a fotky do složky na disku. Každý z těch nástrojů umí číst jen svůj typ a mezi nimi se údaje přenášejí ručně.

Praktičtější je opačný přístup: nahrajete cokoli a systém sám pozná, s čím má co do činění. Asistent v Aistavu čte PDF, Word, Excel, CSV, prostý text i obrázek — a ne jen faktury. Dokáže několik souborů porovnat mezi sebou nebo z nich vyplnit hodnoty jinde v systému.

Dřív uměl asistent „vidět“ opravdu jen faktury a účtenky: na každou přílohu pouštěl analyzátor faktur, takže obyčejné PDF nebo soupis v Excelu se vrátily jako faktura s prázdnými poli. Dnes se nejdřív vytáhne text a teprve podle obsahu se rozhodne, co s ním.

PDF, Word (.docx), Excel, CSV, text, obrázek a naskenovaný papír.
Fotka z telefonu i sken projdou přepisem do textu.
Několik souborů najednou jde porovnat, ne jen přečíst po jednom.

Přijatá faktura: co se z ní vytáhne

U přijaté faktury nebo účtenky jde o tytéž údaje, které byste přepisovali ručně: kdo ji vystavil, na kolik zní, kdy je splatná a čeho se týká. Ty se předvyplní do výdaje, takže se doklad zaeviduje kontrolou a potvrzením místo opisování.

Smysl není jen v ušetřených minutách. Výdaj, který se eviduje snadno, se eviduje včas — a teprve tehdy má přehled nákladů na zakázce cenu. Náklady doplněné za tři měsíce zpětně vám během stavby neřeknou nic.

Faktury lze párovat se zakázkou, takže je pak vidět, co konkrétní stavba opravdu stála proti tomu, co bylo v rozpočtu.

Kde má strojové čtení hranice

Rozsah čteného textu je omezený, aby jeden tučný sešit nebo stostránkové PDF nezahltily zpracování. Když se dokument ořízne, systém to hlásí a dá se doptat na konkrétní část — mlčky useknutý dokument by byl horší než žádný, protože byste o chybějících řádcích nevěděli.

U rozpočtů se proto čte ve výrazně vyšším rozsahu než v běžném chatu: dlouhý soupis prací se nesmí useknout v půlce, protože položky za tím řezem jsou přesně to, kvůli čemu se soubor nahrával.

Druhá hranice je kvalita předlohy. Fotka nakřivo, ve stínu nebo rozmazaná se přepíše hůř než rovný sken. Proto je výsledek vždy návrh ke kontrole a proč u čísel, na kterých záleží, stojí za to se na ně podívat.

Časté otázky

Zvládne to přečíst fotku účtenky z telefonu?

Ano. Obrázky a naskenované PDF projdou přepisem do textu a zpracují se dál stejně jako soubor psaný na počítači. Rovná, ostrá fotka za dobrého světla dopadne znatelně líp než snímek nakřivo.

Umí přečíst i něco jiného než fakturu?

Ano — Word, Excel, CSV i prostý text. Asistent z nich umí shrnout obsah, porovnat několik souborů mezi sebou nebo z nich vyplnit hodnoty v systému.

Uloží se doklad automaticky?

Když doklad nahrajete sami, dostanete předvyplněný návrh a uloží se až vaším potvrzením. Když přijde fakturou v e-mailu, systém z ní může rovnou založit KONCEPT — ten se ale do výpočtů a přehledů nezapočítává, dokud ho nepotvrdíte. Nic se tedy nedostane do čísel firmy bez člověka.

Co se stane s dlouhým dokumentem?

Čtení má rozsahový strop, aby jeden velký soubor nezahltil zpracování. Když se dokument ořízne, dostanete o tom informaci a můžete si vyžádat konkrétní část. U rozpočtů je strop nastavený mnohem výš právě proto, aby se soupis neusekl.

Přehledový průvodceUmělá inteligence ve stavebnictví: co AI ve firmě opravdu uděláSouhrn celého tématu na jednom místě — kde AI ve stavební firmě pomáhá, proč nesmí vymýšlet ceny a co nedělá.